ساخت سیستم مدیریت عملکرد منابع انسانی

مدیریت اجرایی. این جمله ای هست که همیشه در منابع انسانی ازش استفاده می کنیم، اما این دقیقا یعنی چی؟ یک سیستم مدیریت اجرایی چیزی هست که عملکرد و رفتار کارکنان رو هدایت می کنه. از اونجا که نحوه رفتار کارکنان در کار، منجر به هدایت عملکرد سازمانی و موفقیت میشه. اگر تازه وارد کار منابع انسانی شدید، و کسب کار کوچیک رو شروع کردین، شما ممکنه چند تا سند رو از اینترنت دانلود کنید تا سیستم عملکرد خودتون رو ایجاد کنید. شما ارزیابی ها و فرم های خودتون رو دارید. اما سیستم شما می تونه خیلی بیشتر از اون باشه. من کاترین ماتیس هستم، و بیشتر از یک دهه شغل منابع انسانی داشتم. به عنوان یک مشاور، من با سازمان ها کار می کنم تا به اونا در ایجاد محیط های کاری مثبت کمک کنم، و البته بیشتر کمکم شامل بازبینی سیستم های اجرایی برای تطبیق با فرهنگ جدید بوده و اطمینان از اینه که مدیران رفتار و عملکرد درستی دارن. در این دوره، شما یک مدل ساده برای پروسه ی مدیریت اجرایی رو یاد میگیرین، و چندین تمرین تا مطمئن بشین که سیستم تون موفق هست. این کار بهتر از اینه که سراغ اینترنت برین و فایلها رو دانلود کنید. شما باید یاد بگیرین که چطور سیستم مدیریت اجرایی تون رو به فرهنگ ارتباط بدین، و عملکرد و رفتار کارکنان رو هدایت کنید. بیاین شروع کنیم.

من یه بار گفتگویی رو در یک گروه لینکدین پست کردم و از اعضای منابع انسانی درخواست کردم که تجربیات شون رو با استفاده از سیستم مدیریت اجرایی شون به اشتراک بزارن تا روی محیط کاری شون کنترل داشته باشن. یه بار یه نفر در این گفتگو گفت، که شما می تونید از مدیریت اجرایی برای مدیریت رفتار استفاده کنید چون رفتار و عملکرد متفاوت هستن. از اون زمان به بعد من در مورد این دیدگاه کنجکاو بودم و اغلب از دیگران درباره ی اون سوال می کردم. فهمیدم که اون تنها نبود. من متاسفم، ولی با اون افراد مخالف بودم. عملکرد و رفتار یکسان هستن و رفتار باید با سیستم عملکرد شما مدیریت بشه. در حقیقت، اغلب هم همینطوره. اگر تا به حال کسی رو برای این که دیر سرکار اومده بازخواست کردین، شما رفتارتون رو با استفاده از سیستم مدیریت اجرایی تون مدیریت کردین. در مرحله ی بعد، رفتار و فرهنگ باهم ترکیب میشن و در تمام این دوره، من در مورد فرهنگ به عنوان بخشی از سیستم اجراییم صحبت میکنم. بیاید کاری کنیم که هرکسی درست رفتار کنه، بنابراین کسب و کارتون و یک فرهنگ قوی میتونن رشد کنن.

بازبینی عملکرد ِجان در هفته ی آینده انجام میشه. اون از این بابت مضطرب هست، چون از مدیرش زیاد بازخورد دریافت نکرده. اون چند بار دیر کرده بود، میترسید همین این کارش، اینکه با همکار درگیری داشته، و نتونسته بود از عهده ی انجام پروژه ای که روش کار میکرد بربیاد، بازخورد خوبی نداشته باشه. وقتی که با مدیرش ملاقات می کنه، یاد می گیره که نمرات عملکردش آزار دهنده ست. اون با این مشکل مواجه شده بود و از مشکلات دیگه خبر نداشت. در همین حال، در شرکتی در اون طرف خیابون، مینا مشکلات عملکردی مشابهی داشته. اما وقتی نشون داد که دیر کرده، مدیر فروشگاه باهاش ملاقات کرد، و فقط ازش پرسید که چه اتفاقی افتاده و چطور می تونه بهش کمک کنه. اون گفت که فرزندش آنفلوانزای شدیدی داره و اونا توافق کردن تا وقتی که اون بتونه سرکار بیاد، تیم، مسئولیت انجام کار رو تا زمان بهبود فرزندش به عهده بگیره. زمانی که مینا با همکارش مشکل داشت و در انجام برخی از وظایفش با مشکل مواجه شد، اون و رئیسش میتونستن سریع مشکل رو حل کنن چون باهم جلسات ماهانه داشتن. در اون جلسات درباره عملکرد صحبت می کنن، و اینکه اون از مدیرش چه انتظاری داره و مدیرش ازش چه انتظاری داره. اون قادر به بحث درمورد مناقشات و نیازهای آموزشی خودش هست و اونا رو حل و فصل می کنه. به این ترتیب، هیچ جای تعجب نیست، و مینا و مدیرش با هم همکاری میکنن تا مینا و شرکت موفق بشن. این تعریف مدیریت اجرایی هست. یک سیستم مدیریت اجرایی شامل هر چیزی ست که در همکاری استفاده میشه. توصیفات شغلی، ارزیابی عملکرد، تعیین هدف، جلسه، پاداش ها، آموزش، و رویه های انضباطی همه نمونه هایی از چیزهایی هستن که در سیستم گنجونده شدن. متاسفانه برای جان، شرکتش تنها از یک بخش کوچیک سیستم، ارزیابی عملکرد سالانه استفاده می کرد. این روش قدیمی انجام دادن کارهاست. این به این دلیله که شرکت ها شروع به درک این مسئله کردن که برگزاری سالانه یک جلسه موثر نیست. و این یعنی که شرکت هیچ نقشی در عملکرد ضعیف نداره، زمانی که ممکنه شرکت آموزش یا منابع مناسب رو ارائه نده. به مرور زمان، مدیریت اجرایی به چیزی شبیه کاری که شرکت مینا انجام میده تغییر کرده، و برگزاری جلسات منظم که نه تنها بر عملکرد مینا تمرکز نداره، اما در مورد انتظاری که اون از مدیر و شرکت داره تا عملکرد خوبی داشته باشن. به این ترتیب، سیستم مدیریت عملکرد شما می تونه بخشی از استراتژی رشد سازمانی تون بشه. حالا کارمندان و مدیران در ساخت کارکنان و محصولات و خدماتی که شما پیشنهاد می کنید، همکاری می کنن.

یکی از بزرگ ترین مشکلاتی که در مدیریت عملکرد می بینم اینه که به جای تمرکز روی توسعه و تقویت مثبت، مدیران به سادگی کارکنان شون رو رتبه بندی می کنن. متاسفانه، این به این معنیه که اونا نمی تونن از مزایای مدیریت عملکرد بهره مند بشن و روی بهبود عملکرد تاثیر بزارن. رتبه بندی ممکنه برای افزایش دست مزد بشه، اما اونا به توسعه کارمندان کمک می کنن و قطعا به سازمان ها کمک می کنن تا اهداف استراتژیک شون یا فرهنگ رو ارتقا بدن. اگر شما از دادن بازخورد مناسب به کارمندان خودداری کنید، اونا بر این باورن که باید از کارکناره گیری کنن چون روحیه شون جریحه دار شده. این به این معنیه که کارمندان کم تر سازنده هستن، اشتباهات بیشتری می کنن، و در انتها، احتمالا برای شما هزینه های زیادی ایجاد میکنن. کارمندان هم ممکنه به طور غیر عمد به سازمان آسیب برسونن. اگر یک متصدی پذیرش استخدام کنید که هرگز بازخورد دریافت نمی کنه، اما مدیرش می دونه که ون فراموش کرده که گاهی اوقات پاسخگوی یه عده از افراد باشه، بعد برای اون مشتری که بهش توجه نشده، چه اتفاقی میفته؟ اونا از رقیب تون خرید می کنن. اگر مدیر از عملکرد کارکنان اطلاع داشته باشه، متصدی پذیرش و شرکت بسیار بهتر عمل خواهند کرد. مشکلی که همیشه مشتری هام داشتن اینه که دلیل عدم موفقیت افراد که در کارشون، اینه که مدیران از تکنیک های مدیریت عملکرد مناسب استفاده نمی کنن. من نتیجه ای این عملکرد رو در حجم معاملات بالا، ارتباط کم و روابط ضعیف میبینم. تمام اینها یعنی که کارکنان واقعا نمی خوان در محیطی کار کنن که مدیرش سخت گیر هست. لازم به ذکر نیست که هر زمانی که کارمند استعفا میده یا کار رو اشتباه انجام میده، مدیریت موظف به اصلاح این مشکل هست. خسته کننده به نظر میرسه، اینطور نیست؟ از لحاظ تاثیر بر سازمان، همه ما می دونیم که رهبران عباراتی مثل، بازگشت سرمایه و سود نهایی رو دوست دارن. خب، مدیریت ضعیف عملکرد روی سود نهایی تون تاثیر میزاره و برای افرادی که مدیریت ضعیف دارن، بازگشت سرمایه وجود نداره. اگر مدیران برای ارائه عملکرد و هدایت مکالمه آموزش می بینن و ابزارهایی برای داشتن نتیجه مثبت، مشارکتی و روابط با کارکنان دارن، نتیجه نهایی به دست میاد. از هرنظر، میتونید ببینید که مدیریت عملکرد برای موفقیت سازمان تون مهمه. بدون سیستم مناسب، کارمندان تون و سازمان تون با مشکل مواجه میشن.