خلاصه کتاب مدیریت عمکرد چگونه عملکرد را نابود می کند و چه کاری در رابطه با آن باید انجام داد؟

توجه داشته باشید که:

·        بیشتر شرکت ها از پروسه های قدیمی و ناکارآمد مدیریت عملکرد (PM) استفاده می کنند.

·        مدیریت عملکرد سنتی، مشکلاتی دارد، مانند مستبدانه رفتار کردن و تمرکز روی شکست، که توانایی آن در توسعه کارمندان را به خطر می اندازد و به شرکت شما کمک می کند.

·        راه اندازی مجدد پروسه ی مدیریت عملکردتان به هشت تغییر فرهنگی نیاز دارد، مانند اضافه کردن قابلیت دسترسی، کنار گذاشتن یکنواختی و توانمندسازی کارمندان.

·        فرهنگ سازمانی خود را با دنبال کردن سه هدف مشترک تغییر دهید، به کارمندان کمک کنید تا یاد بگیرند، جوایز مناسبی کسب کرده و به رشد و پیشرفت شرکت کمک کنند.

·        آن اهداف، چارچوبی را برای مرحله پنجم یعنی راه اندازی مجدد پروسه ی مدیریت عملکرد فراهم می کنند.

·         تیمی برای کمک به خودتان تشکیل دهید.

·        با شناسایی اصول طراحی شرکت، پروسه را دوباره راه اندازی کنید.

·        با انتخاب شیوه های مدیریت عملکرد موثر، برنامه ی خود را ایجاد کنید.

·        راه حل خود را ایجاد کنید و ارتباطات را مدیریت کنید، فعالیتهایی را در شرکت خود انجام دهید که راه اندازی مجدد مدیریت عمکردتان تغییر خواهد داد.

·        سازمان های مختلف به راه اندازی مجدد متفاوت نیاز دارند. برای موفقیت در دراز مدت، پروسه ی مدیریت عملکرد خود را راه اندازی کنید.

خلاصه

همه از مدیریت عملکرد متنفر هستند

اکثر شرکت ها، عملکرد کارمندان را با استفاده از روش های قدیمی ارزیابی می کنند. آنها سالی یک بار کارمندان را با یک ابزار ارزیابی استاندارد ارزیابی می کنند و از آنها می خواهند خود ارزیابی ها را کامل کنند. مدیران و کارمندان از بررسی های سالانه متنفر هستند و معتقدند که آنها باعث بهبود عملکرد نمی شوند. متأسفانه، رهبران و مدیران به ندرت فرآیند مدیریت عملکرد (PM) را تغییر می دهند، زیرا آنها نمی دانند چگونه جایگزینی برای آن پروسه ها پیدا کنند. برای به روزرسانی سیستم مدیریت عملکرد خود، یک سیستم مدیریت عملکرد ​​را راه اندازی کنید. مدیریت موفقیت آمیز سیستم مدیریت عملکرد، ابتدا نیاز به درک آنچه نیاز دارد که در روش فعلی مدیریت عملکرد اشتباه است. دو عامل مهم دیگر، از بین رفتن اعتماد به نفس در کارکنان با عدم داشتن اختیار در مورد فرآیند و سفارشی کردن مدیریت عملکردتان با استفاده از روش هایی متناسب با نیازهای دقیق و بی نظیر شرکت شما است.

 هشت مشکل

سیستم های سنتی مدیریت عملکرد غیر موثر هستند، زیرا از هشت مشکل دارند:

1-    هیچ مدرکی وجود ندارد مبنی بر اینکه سیستم مدیریت عملکرد سنتی به کارمندان کمک می کند تا موثرتر عمل کنند. به جای تقویت مشارکت کارمندان، فرایندهای معمولی مدیریت عملکرد می توانند آنها را تحت فشار قرار دهند.

2-    مدیریت عملکرد سنتی، مدیران را در صندلی قاضی قرار می دهد و کارمندان حالت دفاعی به خود می گیرند، بنابراین مکالمه صریح آنها را دلسرد می کند.

3-    مدیریت عملکرد متعارف به جای موفقیت های خود، به طور مداوم بر شکست های کارکنان متمرکز می شود. سرپرستان به ندرت روی نقاط قوت کارمندان تمرکز می کنند.

4-     فرایندهای مدیریت عملکرد قدیمی روی شخص تحت ارزیابی نه کل شرکت تمرکز می کنند. مدیریت عملکرد باید افراد را پشتیبانی کند.

5-    - همه مشاغل متفاوت هستند، بنابراین استاندارد رتبه بندی، خودسرانه و ناعادلانه است. از نظر عینی، مقایسه ی عملکرد دشوار است.

6-    ناظران تمایل دارند افراد را به طور نادرست ارزیابی کنند، زیرا سیستم های رتبه بندی مانع ایجاد بازخورد صادقانه می شوند. برای کمک به مدیران در تصمیم گیری بهتر، پروسه انسانیت را در نظر بگیرید.

7-    مدیریت عملکرد معمولی کارمندان را در برابر یکدیگر قرار می دهد و فرهنگ مشارکتی را تضعیف می کند.

8-    مدیریت عملکرد متعارف به این مفهوم متکی است که کارمندان به دنبال انگیزه هایی مانند افزایش حقوق هستند. با این حال، کارمندان اغلب پاداش های غیر پولی می خواهند.

"هشت تغییر اساسی"

اگر شرکت شما می خواهد روش های مدیریت عملکرد خود را تغییر دهد، ابتدا باید تغییرات مهمی در فرهنگ خود اِعمال  کند:

·        " درب را باز کنید " - فرایند مدیریت عملکرد را قابل دسترسی و قابل درک کنید. هرگز از ارائه اطلاعات خودداری کنید.

·        "به کارمندان خود دستور دهید" - ابزار، اطلاعات و دانش به آنها ارائه دهید که به آنها کمک می کند تا کارهای خود را به خوبی انجام دهند. از آنها دعوت کنید تا مسئولیت های شغلی خود را برعهده بگیرند و سرنوشت حرفه ای خود را تعیین کنند.

·        "تمرکز خود را تغییر دهید" - به جای تمرکز روی دستاوردهای گذشته یک کارمند، درباره ی آینده گفتگو کنید. یک پیش نمایش نه یک بررسی از مدیریت خود داشته باشید.

·        "یکنواختی را کنار بگذارید" - به بخش ها و سازمانهای خود اجازه دهید که فرآیند های مدیریت عملکرد خود را توسعه دهند. اداره منابع انسانی ممکن است پارامترهای کلی را تنظیم کند، اما به مدیران این امکان را می دهد که گزینه های متناسب با شرایط خاص خود را تنظیم کنند.

·        " به نظرات بیشتری گوش دهید"- با درخواست بازخورد از مدیران خود، محیطی برای ارائه ی بازخورد ایجاد کنید. ناظران را در مورد استفاده از بحث و بازخورد، اجرای نظرسنجی های کارمندان و جمع آوری استعدادها که از اهداف مدیریت هستند، مربیگری کنید.

·        "اداره کردن افراد را کنار بگذارید، به آنها قدرت دهید"- اگر نگران یک کارمند کم کار هستید، آن شخص را به استثناء مدیریت کنید؛ با چنین مواردی سریع و مستقیم مقابله کنید. مشکلات عملکرد شغلی را در صورت لزوم مستند کنید، اما وقتی پروسه به خوبی پیش می رود، در مقابل وسوسه هایی که ایجاد می شود، مقاومت کنید.

·        "برای مشارکت به افراد انگیزه دهید" -گروه های مشخص و همچنین اهداف فردی را در نظر بگیرید. فرهنگی که باعث پیشرفت کار گروهی می شود به  ظهور رهبران آینده کمک می کنند.

·        "پاداش واقعی ارائه دهید" - افزایش شایستگی باعث افزایش تعامل کارمندان نمی شود. مهارتهای کارمندان خود را ارزیابی کرده و به آنها بپردازید. هرچه مهارت بیشتری کسب می کنند، به آنها بیشتر بپردازید. ارائه ی مزایایی غیر از پول، مانند اوقات فراغت، مسئولیت انجام پروژه های جالب جدید، فرصت هایی برای دیدار با مدیران یا آموزش شغلی بیشتر را در نظر بگیرید.

سه هدف مشترک را یاد بگیرید، پاداش دهید، موفق شوید

تغییر فرهنگ سازمانی به شما کمک می کند تا به سه هدف متداول مدیریت عملکرد برسید: 1) کمک به کارکنان برای یادگیری و رشد. 2) ارائه ی پاداش مناسب و عادلانه به آنها. و 3) حمایت از موفقیت شرکت تان.

" آیا این دیوانه وار به نظر می رسد که ما در تلاش برای ایجاد تجربیاتی هستیم که منحصر به خواسته ها و نیازهای سازمان مان باشد، و خیلی وقت و سرمایه را به آن اختصاص می دهیم، راهنمای منتشر شده در سال 1950 به ما کمک می کند؟

به جای اینکه منتظر یک گفتگوی سالیانه بمانید، بازخورد منظم ارائه دهید. یک سیستم رتبه بندی را استفاده کنید که  تیم ممکن است از آن خوشش بیاید، اما کارمندان آن را غیرقابل اجرا و ناعادلانه بدانند. با توجه به بازارکار، مجدداً حقوق را بررسی کنید. اهداف شغلی فردی کارکنان را با اهداف استراتژیک بزرگتر خود هماهنگ کنید. برای هدایت عملکرد سازمانی، به کارکنان کمک می کند تا مسئولیت هایی که درک می کنند را بر عهده بگیرند و آنها را در سرنوشت شرکت تان سهیم بدانید.

دستیابی به سیستم راه اندازی مجدد مدیریت عملکردتان

سه هدف مشترک را به عنوان اصول مهم مدیریت عملکرد ​​تصور کنید. اگر از اصول مناسبی استفاده می کنید، می توانید پنج مرحله از سیستم راه اندازی مجدد مدیریت عملکردتان را اجرا کنید.

1- آماده کردن

"برنامه ریزی کنید، شرکت کنندگان را دعوت کنید و شروع کنید." هرچند، تعداد کمی از رهبران در مدیریت عملکرد تخصص دارند، اما مدیران شما نقش مهمی دارند. شاید لازم باشد به آنها آموزش دهید. برای اطمینان از راحتی آنها در مورد پروسه ی جدید مدیریت عملکرد، از آنها بخواهید که تجربیات قبلی خود را به اشتراک بگذارند. به آنها کمک کنید تا درک کنند که چگونه سیستم جدید به کارمندان و شرکت کمک خواهد کرد.

"همه چیز به جز مدیریت عملکرد تغییر کرده است. "

زمانی را به راه اندازی مجدد سیستم مدیریت عملکرد خود اختصاص دهید. به عنوان مثال، اگر شما بررسی های سالانه را در

ماه دسامبر انجام می دهید، مجدداً راه اندازی مجدد مدیریت عملکرد خود را تا پایان سه ماهه سوم سال قبل آماده کنید.

تیم طراحی خود را در نظر بگیرید،  مطمئن شوید که افرادی که به ایجاد فرآیند جدید کمک می کنند، نماینده ی شما

هستند. آنها باید دیدگاه های مختلفی را در سازمان ارائه دهند.

2- طرح کردن

تصمیم بگیرید که سیستم راه اندازی مجدد مدیریت عملکردتان چه شکلی خواهد بود. شما و تیم تان باید یک فهرست از مدیریت عملکرد تهیه کنید تا مطمئن شوید که می دانید کدام روش عملی و کدام یک عملی نیست. در مورد اینکه شرکت تان به پنج زمینه ی مهم یعنی استراتژی، فرهنگ، ساختار، افرادو کار اهمیت میدهد، موافقت کنید. از این ابعاد استفاده کنید تا نحوه ی مشاهده اعضای گروه در آینده شرکت را ببینید و رویکرد جدید شما برای مدیریت عملکرد تصور می کنید که چگونه خواهد بود. این سوال را بپرسید که آیا شرکت شما روی افراد سرمایه گذاری می کند یا خیر. این را در نظر بگیرید که چگونه عملکردشان در رسیدن آنها به اهداف کمک می کند.

"رویکرد ما برای مدیریت عملکرد هنوز فقط در زمینه ی کمک به برند روولدکس و ناهار مارتینی به کار میرود".

هنگامی که شما و تیم تان در مورد دیدگاه مشترک برای راه اندازی مجدد موافقت می کنید، اهداف اصلی و ویژگیهای مطلوب خود را ایجاد کنید که ساختار پروسه ی مدیریت عمکرد جدیدتان از آن پشتیبانی می کند. آن اهداف چقدر بزرگ خواهند بود؟ چقدر می توانید هزینه کنید؟ این پاسخ ها، اساس تصمیمات مدیر در آینده را فراهم می کنند و به شما کمک می کنند تا برنامه خود را برای رسیدن به سه هدف مشترک طرح کنید.

3- شکل دادن

مجموعه ای از تمرین های مربوط به مدیریت عملکرد را ایجاد کنید برای دستیابی به سه هدف آموزش، شناخت و موفقیت شرکت ها به گونه ای که با اصول طراحی تازه ایجاد شده تان مطابقت دارد. با تیم طراحی خود ملاقات کنید تا روش های خود را در شش دسته خلاصه کنید: اهداف و همکاری، بازخورد و بینش عملکرد، مربیگری و آموزش، برنامه ریزی شغلی و توسعه، بررسی استعدادها و بینش ها و جوایز کلی. در هر دسته، روش هایی را انتخاب کنید که بهترین ایده ها را ارائه دهند.

"ما سیستم هایی را ایجاد کرده ایم تا افراد با هر نوع عملکرد مغزی و براساس رفتارهایی که نمی خواهیم آنها را تشویق به انجام آنها کنیم، عمل کنند."

به عنوان مثال، با بازخورد و بینش عملکرد ممکن است روش های احتمالی شامل عدم نیاز به بررسی عملکرد، تمرکز بر نقاط قوت و چک کردن آیتم ها باشد. تصمیم بگیرید که چگونه هر عملی را اجرا خواهید کرد. این را مشخص کنید چه کسی شرکت خواهد کرد، چه زمانی این تمرین انجام می شود، چه کسی مسئول آن است و چگونه موفقیت آن را ارزیابی می کنید. روش را قبل از اجرا تست کنید. هر تمرین را با توجه به نحوه ی رعایت هر اصل طراحی ارزیابی کنید. اطمینان حاصل کنید که می توانید براساس قول های خود عمل کنید.

انواع مختلف سازمان ها به استراتژی های مختلف مدیریت عملکرد نیاز دارند. هدف اصلی ممکن است تقویت تعامل کارمندان باشد. یک شرکت مشاوره جهانی برای حمایت از نیروی کار خود در سراسر جهان روش های مدیریت عملکرد خود را تنظیم می کند. یک شرکت فناوری می تواند بر روی پروسه های ساده تمرکز کند. و یک خرده فروش می خواهد مدیریت عملکرد، مهارت های خدمات به مشتریان را افزایش دهد.

4 و 5-"ساخت و پیاده سازی"

"راه حل خود را ایجاد کنید و روابط را مدیریت کنید، آن فعالیتهایی که شرکت شما به عنوان بخشی از سیستم راه اندازی مجدد مدیریت عملکرد تغییر خواهد کرد. سه نکته ی مهم در این مرحله عبارتند از: چگونه شما می توانید استعداد خود را مدیریت کنید، به چه سیستم ها و ابزارهایی نیاز دارید و روشهایی را که خودتان ندارید، مانند برنامه ریزی استراتژیک تنظیم کنید.

"به تخصص خود اعتماد کنید. خودتان را باور کنید. به آماده سازی و تیم خود اعتماد کنید. "

به عنوان مثال، برای اولین بار، ارتباطات را تجزیه و تحلیل کنید که چگونه راه اندازی مجدد مدیریت عملکرد شما با سایر اصول مدیریت استعداد شرکت شما ارتباط دارد. برای بار دوم، الزامات سیستم فناوری اطلاعات و ارتباطات خود را تعیین کنید، اما اجازه ندهید استراتژی ها را به شما تحمیل کنند. برای بار سوم، توجه داشته باشید که چگونه سیستم راه اندازی مجدد شما با پروسه های دیگر مدیریت عملکرد انجام می شود. برنامه های خود را در طول پروسه تنظیم کنید.

"اول طراحی کنید، بعد فناوری را در نظر بگیرید "

هنگامی که مجدداً سیستم مدیریت عملکرد خود را راه اندازی می کنید، یک برنامه کاری و جدول زمانی را ایجاد کنید، مانند کتابهای راهنما و ابزارهای وب، محتوای پشتیبانی را ایجاد کنید، و تعیین کنید که چگونه عملکرد این سیستم را ارزیابی می کنید.

سیستم مدیریت عملکرد خود را راه اندازی کرده و آن را ادامه دهید

ایجاد و اجرای یک سیستم مدیریت عملکرد به شما هشت مسئولیت مؤثر را به ارائه می دهد:

1.      "ایجاد تغییر" – به این متعهد شوید که از رهبران و همکاران خود در سراسر شرکت حمایت کنید و آنها را مشارکت دهید. برای توضیح سیستم مدیریت عملکرد و پاسخ دادن به سوالات آنها، شخصاً با افراد در بخش ها و واحدهای شرکت خود ملاقات کنید. مدیران و کارمندان باید بدانند که چه اتفاقی می اُفتد و چرا و اینکه چگونه آنها را تحت تأثیر قرار می دهد.

2.      "پرونده ی خود را ایجاد کنید"- افراد را متقاعد کنید که زمان مناسب یک عامل مهم در انجام کارها است.  هزینه ای که شرکت به دلار یا سنت برای استفاده از پروسه های مدیریت عملکرد سنتی استفاده می کند را در نظر بگیرید. آیا شرکت شما سود قابل توجهی با سرمایه گذاری در مدیریت عملکرد کسب می کند؟ به عنوان مثال، افراد چند ساعت را به کار با سیستم های مدیریت عملکرد اختصاص می دهند؛ چقدر هزینه دارد؟ چگونه می توانند از وقت خود استفاده کنند؟

3.      "تغییر را برنامه ریزی کنید" – این را مشخص کنید که پروسه های جدید چه تاثیری در عملکرد شغلی دارند، نحوه ی انتظارات ناظران از عملکرد کارمندان تغییر می کند، و چگونه شکاف مهارت ممکن است ایجاد شود. میزان ریسکی که می پذیرید را تخمین بزنید. تنظیمات بیش از حد را یکدفعه انجام ندهید. اگر تغییرات شما را خسته کرده، مشخص کنید که چه کاری انجام دهید.

4.      "برنامه ی تغییر خود را ایجاد کنید" - برنامه خود را مستند کنید و به "چه کسی"، "چه چیزی" و "چه موقع " بپردازید، بنابراین همه در یک مسیر قرار می گیرند.

5.      "عواملی که باعث ایجاد تغییر می شوند را جمع کنید" - مطمئن شوید تیم شما این طرح را در سراسر شرکت ارتقاء می بخشد و هرگونه سؤال و نگرانی را برای بحث و بررسی کامل پاسخ می دهد.

6.      "انتظار مقاومت داشته باشید" - افراد به دلیل ترس از دست دادن، عدم اطمینان، تعجب، خستگی، ترس از بی کفایتی و ترس از افزایش حجم کار با تغییر مخالف هستند. این ترسها را نادیده بگیرید. برنامه خود را ساده و آسان اجرا کنید. به نگرانی های افراد گوش دهید. سعی کنید استدلال آنها را درک کنید.

7.      "در مقابل مخافان از خود دفاع کنید" - اگر مدیران ادعا می کنند که سرپرست آنها از تغییر شما حمایت نمی کند، برای آن رهبران وقت بگذارید تا طرح را شخصاً توضیح دهند. اگر افراد ادعا می کنند که سرپرست آنها نمی تواند اعتماد کند، این را تشخیص دهید که آیا این افراد مناسب این جایگاه شغلی هستند یا خیر.  به دلایل مناسب در نقش های مناسب هستند یا نه. در مراحل اولیه طراحی، با ایجاد سیستم رتبه بندی در تیم تان مقاومت کنید.

"شجاع باشید" – هرچند، کل سازمان را پشتیبانی می کنید، اما در نهایت مسئول راه اندازی مجدد سیستم مدیریت عملکرد خود خواهید بود.