خلاصه کتاب مدیر دورکار

توجه داشته باشید که:

•         قاعده اساسی رهبری از راه دور این است که رهبری همیشه مهمتر از موقعیت مکانی است.

•         برای رهبری از راه دور، 19 قانون را دنبال کنید.

•         برای "رهبران از راه دور"، اصول رهبری تغییری نمی کنند، اما تکنیک های رهبری متفاوت خواهند بود.

•         رهبران از راه دور و کارمندان دورکار باید به طور معمول به دنبال بازخورد عینی باشند.

•         رفتار انسانی بدون در نظر گرفتن موقعیت مکانی کارمند، یکسان است.

خلاصه

قاعده اساسی رهبری از راه دور این است که رهبری همیشه مهمتر از مکان است. به نظر دانشمندان موشکی ناسا، رهبری پیچیده و چند لایه است. وقتی از آنها سوال می شود که رهبری پیچیده تر است یا علوم موشکی،  بسیاری از متفکران و افرادباتجربه ی ناسا رهبری را با قاطعیت بیشتر عنوان کردند.

 علم موشک نیاز به دقت دارد: ریاضی دقیق که شامل اعداد دقیقی است که به صورت دقیق در فرمولهای کوچک قرار داده می شوند. در همه چیز به درستی عمل کنید، محاسبات صحیح را انجام دهید و می توانید نسبت به دقت پاسخ های خود بسیار مطمئن باشید. در مقابل، رهبری این چنین نیست و شامل انسانهای پیچیده، غیرقابل تعیین و تغییر است.

"اگر در سیاتل هستید و بخشی از تیم شما در سیدنی یا سنگاپور است، مدیریت با سرکشی امکان پذیر نیست."

وقتی شما و تیم تان در یک مکان قرار دارید، افراد به اندازه کافی مشکل ساز هستند و وقتی رئیس در یک مکان قرار داشته باشد و کارمندان در جایی دیگر کار کنند، کارمندان پیچیده تر می شوند. رهبری خواستار اقداماتی است که منجر به شناسایی و تحقق اهداف و دستیابی به نتایج شود. رهبر حتی می خواهد نگرش، تأثیر، جهت یابی و توسعه را در کارمندان دورکار در نظر بگیرد. به عنوان اولین نکته ی رهبری از دور، رهبری را مهمتر از موقعیت قرار دهید.

"امروزه به راحتی می توانید از چالش های مربوط به نحوه کار در محل کار، به ویژه تأثیر ارتباط از راه دور و ارتباط با تکنولوژی استفاده کنید، و فقط بر آنچه همیشه رهبران را مؤثر ساخته است، تمرکز کنید."

برای دستیابی به رهبری قابل توجه از راه دور، 19 قانون را دنبال کنید.

این پنج قانون اولی است که می تواند به شما در بهبود و لذت بردن از نقش خود به عنوان رهبر از راه دور کمک کند:

1-    "اول رهبری، دوم مکان" را در نظر بگیرید - هرچند در گذشته بسیار نادر است، اما رهبری از راه دور یک واقعیت اثبات شده در دنیای تجارت امروز است. با توسعه اینترنت و ایمیل و افزایش کارمندان از راه دور، رهبری از راه دور به صورت فزاینده ای رواج پیدا کرده است. یک نظرسنجی در سال 2017 از 225 مدیر که بر کارمندان محلی و دورکار نظارت داشتند، این را نشان می دهد که برخی از مدیران نسبت به آنچه کارمندان از راه دور در طول روزهای کاری خود انجام می دهند نگران هستند. صرفنظر از آن، آنها باید بدون توجه به مکانهای دورافتاده آن کارمندان، به افرادی که رهبری می کنند توجه خود را متمرکز کنند.

2-    "هدایت از راه دور" به معنای رهبری متفاوت است – شما ممکن است در ارتباط چهره به چهره عالی باشید. شما خوب صحبت می کنید، خوب گوش می کنید، همیشه مستقیماً توجه خود را روی طرف مقابل متمرکز می کنید و زبان بدن را به خوبی درک می کنید. با این حال، هنگامی که در یک مکان هستید و افرادی که آنها را هدایت می کنید در مکان دیگری قرار دارند، این مهارت ها کاربرد زیادی ندارند. به عنوان یک رهبر از راه دور، یاد بگیرید که با وجود تفاوت های کوچک و وضوح در ایمیل ها و پیام های فوری و هنگام استفاده از جدیدترین سیستم عامل های همکاری و ملاقات های آنلاین و سایر ابزارهای پیشرفته ارتباط برقرار کنید.

3-    توجه به "پویایی بین فردی" - داشتن کارمندان در مکانهای مختلف از رهبران باعث تغییر روابط آنها می شود حتی اگر هر دو شرکت کننده سعی در جلوگیری از تنش را داشته باشند. تعامل، بدون اینکه هرگز به صورت چهره به چهره ملاقات کنید، می تواند باعث ایجاد ارتباطات موثر شود. هر دو طرف، کمبود نشانه های صورت و ظرافت های تُن صدا را احساس می کنند. رهبری از راه دور ممکن است این را نشان دهد شما به عنوان رهبر، مسئولیت های پیچیده ای را با بدون اختیار کافی برعهده دارید. با این وجود، اصول اساسی رهبری و نیاز به ایجاد روابط محکم کاری ،تغییر نمی کنند. رهبران مؤثر می دانند که چگونه می توانند روابط مثبت را در ارتباطات مجازی، ارتقاء داده و  حفظ کنند.

4-    استفاده از فناوری به عنوان ابزار – استرس، یک مشکل رایج برای رهبران از راه دور است. مدل رهبری از راه دور، راه حلی را ارائه می دهد. این راه حل شامل چندین چرخ دنده به هم پیوسته است. تجهیزات رهبری و مدیریت، شامل ایجاد روابط، دنبال کردن آموزش مداوم خود و پاسخگو بودن است. ابزار و تجهیزات فناوری، برای درک و بهره برداری از فناوری مورد استفاده و اطمینان از راحتی شما است، البته این باعث نمی شود که بیش از حد از آنها استفاده کنید. این مهارت شماست که باعث تمایل به اتخاذ و پذیرش فناوری جدید  میشود.

5-    از سه مدل رهبری پیروی کنید - 1) نتایج- که به موجب آن افراد را به سمت اهداف خاص هدایت می کنید. 2) دیگران- به موجب آن افراد دیگر به ابزار اصلی شما تبدیل می شوند. و 3) خودتان- به موجب آن هیچ عملی، خوب یا بد، بدون شما صورت نمی گیرد. رهبران باهوش، نتایج و افراد دیگر را در اولویت قرار می دهند.

در مسافت های طولانی، تمرکز روی نتایج به معنای مقابله با انزوای کارمندان و نبود نشانه های زیست محیطی است، مانند آنچه هنگام بازدید از محل کار با آنها مواجه می شوید.

"همه ی ما، یک عمر را صرف یادگیری شخصی در برقراری ارتباط کردیم و در حال حاضر مهمترین کار خود را به روش هایی  انجام می دهیم که ممکن است آسایش کمتری داشته باشیم."

شما به عنوان یک رهبر، باید با امور مالی، برنامه ها، فرایندها و فروش، سر و کار داشته باشید، اما هیچ یک از اینها به اندازه کارمندان تان اهمیت ندارند. تمرکز بر افراد دیگر، باعث ایجاد اعتماد و اطمینان می شود، روابط را محکم تر می کند، تأثیرگذاری شما را افزایش می دهد و سطح مشارکت آنها را افزایش میدهد.

برای "رهبران از راه دور"، اصول رهبری تغییر نمی کند، اما تکنیک های رهبری متفاوت خواهند بود.

پنج قانون بعدی که باید در هنگام کار با کارمندان از راه دور به خاطر داشته باشید، عبارتند از:

1-    رهبران از راه دور باید به اهداف زیادی برسند - اهداف سازمانی و اهداف تیم خود را به وضوح به کارمندان از راه دور توضیح دهید. هرگز فرض نکنید که کارمندان دورکار، تمام اهداف مربوط به تیم را کاملاً درک می کنند، زیرا کارمندان از راه دور معمولاً تمرکز زیادی روی اهداف خود دارند. زمینه لازم را برای آنها فراهم کنید تا یک دیدگاه مفید در مورد نحوه ی متناسب کردن اهداف فردی خود با اهداف تیم ایجاد کنند. اطمینان حاصل کنید که اهداف سازمانی شما مشخص است. انتظارات خود را بیان کنید و کارمندان را مسئول پاسخگویی به آنها قرار دهید.

2-    در دستیابی به اهداف، فقط بر تعیین هدف متمرکز نشوید- بسیاری از کتاب های کسب و کار، نحوه ی تعیین اهداف را آموزش می دهند. کمتر کسی روش رسیدن به اهداف را آموزش می دهد. دستیابی به اهداف قابل اندازه گیری آسان تر است. این را مشخص کنید که هر هدف چند مؤلفه دارد، افراد برای رسیدن به هر هدف چقدر زمان دارند و چه معیارهایی را برای استفاده نیاز دارند. هدفتان را برنامه ریزی کنید.

3-    تیم خود را در هر کجا که هستند به صورت مؤثر مربیگری کنید - برای اینکه مربی موفقی باشید، همیشه فرض کنید که حتی اگر کارمندان از راه دور شما اشتباه می کنند نیت خیرخواهانه دارند. تعامل های طولانی شما با کارمندان باید مکالمه ای واقعی و دو طرفه باشد. اگر فقط شما صحبت کنید، مربی نمی شوید. با دقت گوش کنید و به صورت مرتب کارمندان از راه دور خود را مربیگری کنید و به آنها بازخورد ارائه دهید. آگاهانه و هدفمند ارتباط برقرار کنید.

4-    با شیوه هایی که برای دیگران موثرتر است، ارتباط برقرار کنید – معمولا به طرز قال توجهی کارمندان از راه دور با یکدیگر متفاوت هستند. ممکن است یک کارمند از راه دور بخواهد که رئیس به صورت منظم وی را بررسی کند. برخی از مدیران ممکن است که این نظارت ها را به عنوان سبک مدیریت جزء نگر در نظر بگیرند. تعامل و ارتباط خود را با کارمندان از راه دور مطابق با سبک کار، ترجیحات، نیازها و شخصیت هر فرد تنظیم کنید. یک نوع تعامل، ارتباطات یا سبک مدیریت را به همه تحمیل نکنید.

5-    سعی کنید دیدگاه کارمندان خود را درک کنید - فقط به کارهایی توجه نکنید که کارمندان از راه دور شما انجام می دهند. به این فکر کنید که چه چیزی در ذهنشان است. به آنها اطمینان دهید، بنابراین سیاست روی آنها فشار نمی آورد. هیچ کارمندی نباید مجبور شود به تغییر شود، اما همه آنها باید روابطی را درک کنند که ممکن است روی آنها تأثیر بگذارد. آنها باید "تعامل، نقش و قدرت" را در بین کارکنان سازمان های خود درک کنند. این را یاد بگیرید که چگونه داده ها و روابط به هم ارتباط داده می شوند. سیاست های اداری را در بین کارمندان از راه دور خود به حداقل برسانید و به آنها کمک کنید تا به خوبی همکاری کنند. اطمینان حاصل کنید که آنها بخشی از دیدگاه و برنامه های سازمان را درک می کنند.

جهت گیری روانشناختی کارمندان از راه دور را از طریق ابزارهایی مانند DISC، مایرز بریگز، , Insights یا نقاط قوت یاب ارزیابی کنید. هنگام کار با کارمندان از راه دور، حدس نزنید، این را بفهمید که چگونه کارها را  انجام می دهند و کدام تکنیک ارتباطی، بهتر خواهد بود. به سادگی از کارمندان خود بپرسید که چگونه می خواهند با آنها همکاری کنید و چگونه می توانید به آنها در رسیدن به موفقیت کمک کنید.

"هنگام کار از راه دور، مطالب نوشته شده اهمیت بسیار بیشتری دارند. متن ها، گزارش ها، ایمیل ها و پیام ها به این صورت هستند که شما می توانید از افراد هنگامی که خواب هستید هم اطلاعات کسب کنید".

رهبران معمولاً نمی دانند که کارمندان از راه دور هر روز یا هر هفته چه کاری انجام می دهند، همانطور که در مورد کارکنان محلی نیز صادق است. کارمندان از راه دور اغلب تولیدکننده هستند.

رهبران از راه دور و کارمندان از راه دور باید به صورت معمول به دنبال بازخورد عینی باشند.

 پنج قانون بعدی برای کار با کارمندان از راه دور عبارتند از:

1.      "ایجاد اعتماد در مسافت دور به صورت تصادفی اتفاق نمی اُفتد" - اعتماد مبتنی بر شواهد است. بسیاری از رهبران درباره ی کارمندان از راه دور سوال می پرسند، "اگر من نتوانم آنها را ببینم، چگونه بفهمم که آنها کار می کنند؟" برای ایجاد اعتماد، ایجاد و پرورش یک هدف مشترک، انگیزه ها و شایستگی های بین محل کار خود و کارمندان از راه دور تلاش کنید. برای جلب اعتماد، در جلسات به صورت استراتژیک عمل کنید. ارتباط برقرار کنید. تضادها را به حداقل برسانید. اطمینان حاصل کنید که کارمندان از راه دور می دانند که شما از کارمندان داخل شرکت طرفداری نمی کنید.

2.      مؤثرترین ابزارهای ارتباطی را شناسایی کنید - از آنجا که رهبران از راه دور برای تعامل با کارمندان از راه دور به ارتباطات فناوری پیشرفته وابسته هستند، به دنبال بهترین ابزار برای هر هدف ارتباطی باشید. با اینکه شرکت خود را اداره کنید، احتمالاً شخص دیگری ابزارهای فناوری پیشرفته خود را برای شما انتخاب می کند. وظیفه شما این است که بدانید چه ابزاری در دسترس است، نحوه ی استفاده از آنها را بدانید و  اینکه کدام یک از آنها برای اهداف شما مناسب هستند. مزایا و معایب ابزار خود را بشناسید تا بتوانید به صورت موثر از آنها استفاده کنید.

3.      بالاترین ظرفیت را از هر ابزار کسب کنید - در مورد آخرین فن آوری های پیشرفته به روز باشید. فناوری همیشه تغییر می کند، بنابراین دنبال کردن آن تغییرات را در اولویت قرار دهید. این فناوری شامل جدیدترین خدمات پیشرفته ی چت تصویری و تصویری است. وب کم؛ ابزار جلسه وب؛ ابزارهای پیام کوتاه و پیام رسان فوری؛ و ابزارهای ذخیره فایل مانند SharePoint، Google Docs و   Basecampرا بشناسید.

4.      به دنبال بازخورد باشید- هر رهبر نیاز به بازخورد بی طرفانه دارد. افرادی را پیدا کنید که بتوانید با آنها صادق باشید. سؤالاتی را بپرسید که پاسخ های متنوعی را ارائه می دهند. سعی نکنید تمام بازخوردها را در یک مکالمه به دست آورید. با گذشت زمان از چندین تعامل در قالب های مختلف استفاده کنید. مشاوران خارج از کشور می توانند  ارزیابی و همچنین تجزیه و تحلیل تخصصی از داده های نظرسنجی را فراهم کنند که جمع آوری کنید.

5.      اعتقادات و صحبت های خود را بررسی کنید - در روم باستان،  اوریگا کسی بود که مستقیماً در پشت امپراتور ایستاده بود. اوریگا در گوش امپراتور "Memento homo" را زمزمه می کرد (به یاد داشته باش، تو فقط یک انسان هستی)، یک پیام فروتنانه برای نگه داشتن امپراتور در مواجهه با فحش. بنبراین اگر کسی گفت، "ادم احمقی هستید، هیچ کس شما را دوست ندارد"، فایده زیادی ندارد.صحبت خود را مثبت نگه دارید، زیرا خود صحبت منفی ،شما را خراب می کند. همین امر در مورد باورهای خودتان نیز صدق می کند. اگر به خودتان بگویید، "من نمی توانم این کار را انجام دهم"، شما خیلی کاری نمی کنید.

معمولاً، تیم های از راه دور به روش های مشخص تر، چک لیست ها و قالب هایی را نیاز دارند. این می تواند به اعضای تیم شما کمک کند تا اهداف مشترک خود را تجسم کنند.

"به عنوان یک رهبر از راه دور، اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم از راه دور شما نیز برای نقش ها و اهداف مانند سایر اعضای تیم سابقه دارند."

این اطمینان را حاصل کنید که کارگران از راه دور می دانند که به آنها و عملکردشان توجه زیادی می کنید. پیشرفت های آنها را به صورت منظم تشخیص دهید و تحسین کنید.

رفتار انسان بدون در نظر گرفتن محل کارمندان باید یکسان باشد.

 چهار قانون دیگر برای مدیریت از راه دور عبارتند از:

1.       "این را بپذیرید که شما نمی توانید همه این کارها را انجام دهید" - شما مسئولیت سازمان، اعضای تیم، مشتریان، و خود و عزیزان تان را برعهده دارید. اما شما نمی توانید همه کارها را به تنهایی انجام دهید. زندگی حرفه ای خود را با زندگی شخصی خود مطابقت دهید. اگر به خوبی از خود مراقبت نکنید، نمی توانید به خوبی مسئولیتهای تجاری خود را برعهده بگیرید. وظایف، اهداف و جدول زمانی را سازماندهی کنید تا تیمهای از راه دور شما در غیاب شما به کار خود ادامه دهند. از خود بپرسید، "اگر فردا به یک اتوبوس برخورد کردم، تیم من چگونه کارش را ادامه خواهد داد؟" بر این اساس برنامه ریزی کنید.

2.       "اولویت های خود را متعادل کنید" – چون وقتتان محدود و باارزش است،  اولویت های خود را هوشمندانه انتخاب کنید. به خاطر داشته باشید که مدیریت زمان، واقعاً مدیریت انتخاب است. گزینه های مهم شما شامل خواسته های حرفه ای و شخصی شماست. زمانی را به ورزش اختصاص دهید. برای همسر یا شریک زندگی خود؛ و برای دوستان، خودسازی، خواندن، معنویت و مشارکت درجامعه هم وقت بگذارید.

3.       رهبران از راه دور آینده را آماده کنید - همانطور که برنامه رهبری از راه دور خود را آماده می کنید، از برنامه های سازمان خود برای وضعیت آینده خود در بخش خود آگاه باشید. رهبران از راه دور آینده چه خصوصیات و ویژگی هایی باید داشته باشند؟ چگونه شما و شرکتتان از رهبران از راه دور در آموزش حمایت خواهید کرد؟ بر این اساس فعالیتهای توسعه حرفه ای خود را بسازید.

4.        وقتی همه موارد دیگر شکست خوردند، قانون 1 را بخاطر بسپارید - هرگز قانون اصلی را فراموش نکنید. اول به رهبری، دوم به مکان فکر کنید.

اصول مربیگری، با داشتن اهداف واضح، ایجاد رابطه، تشویق و اصلاح تغییر نمی کند چه در یک اتاق یا یک اقیانوس جدا از هم قرار داشته باشید، اما به نوعی این کار سخت تر به نظر می رسد.

این 19 قانون ممکن است تاثیرگذار و سرگرم کننده باشند، اما هدف اصلی آنها این است که شما را به سمت عمل سوق دهند.