خلاصه کتاب مدیر بصری

نکات اساسی
 بسیاری از کارمندان اکنون از هر کجا رایانه های خود را قرار داده باشند، کار می کنند.
 کارمندان دورکار می توانند ضمن هزینه های بالا سری کمتر،  افزایش بهره وری نیز داشته باشند.
 مدیریت کارگران مجازی  به ارتباطات قوی و همکاری فعالانه وابسته است. انتظارات خود را از کارمندان مجازی خود به وضوح بیان کنید. اطمینان کنید که کارگران مجازی شما تمام روزهای کاری را پیش میروند، و نتایج را نظارت کنید.
 کارمندان دور را با برنامه های بازشناسی و جلسات حضوری درگیر کنید و طالب درونداد آنها باشید.
 کارمندان مجازی باید به خوبی ارتباط برقرار کنند و از نظر فنی مبتکرانی "خود انگیخته ، خودمضرب" و "خودکفا" باشند.
 برای نظارت استفاده كارمندان مجازی از رسانه های اجتماعی داخلی مصلحت اندیشی کنید.
 پروروش و توسعه مشارکت ، پیگیری عملکرد کارمندان مجازی ، به آنها انعطاف و ایجاد حس اعتماد میبخشد.
هنگامی که جری لینجر فضانورد آمریکایی به خدمه ایستگاه فضایی روسی میر پیوست ، یک کارگر دورکار عالی بود.

   جان کلام
خانه مانند دفتر ، دفتر مانند خانه
 برای کارمندان مجازی امروزه، کار به معنی کاری است که انجام میدهید ، نه جایی که می روید .                              در مجله ی  Of Fortune  از "100 شرکت برتر برای کار"،  82 مورد سیاست رسمی کار مجازی را دارند.
 در سالهای آتی، انتظار شمار بیشتری از کارمندان مجازی را داشته باشید: افرادی که دور از مدیران و همکاران خود به صورت مجازی و از فواصل دور تمام وقت یا نیمه وقت کار خواهند کرد. کارمندان مجازی به مدیران مجازی نیز احتیاج دارند.

"با گذشت زمان ، کار مجازی احتمالاً از جنبه فرضی و شغلی فراتر از بسیاری از مشاغل خواهد بود. "
 ارائه کار از راه دور باعث می شود که شرکت ها برای کارمندان آینده نگر جذاب تر شوند و گردش مالی کاهش پیداکند.  در یک نظرسنجی ، 72٪ از کارمندان اظهار داشتند که شغلی با ساعت کاری توافقی باعث می شود که آن استخدام کننده را به دیگری ترجیح دهند. از این اکثریت ، 37 درصد به طور خاص به کارهای مجازی اشاره داشتند .
 نظرسنجی دیگر نشان می دهد كه كارمندان مجازی در مقایسه با كارمندان یك دفتر سنتی برای ماندن در شغلشان 60٪ مصمم تر  هستند. گزینه مجازی ، غیبت از کار را متوقف کرده و موجر و وری کارمندان را میشود. افزایش تعداد کارگران مجازی- که ممکن است به معنی کم شدن کارمندان اداری باشد - می تواند هزینه های بالاسری شما را کاهش داده و اثر کربنی شرکت شما را کاهش دهد.
 "برای نظارت بر کارکنان مجازی ،اعتماد به اینکه واقعا کار میکنند، و این که پروژه ها را به موقع ، بدون درونداد های مداوم و چک کردن های شخصی مدیر انجام می دهند، به سبک خاصی از مدیریت نیاز است."
کارمندان مجازی از روزها و ساعات کاری منعطف بهره میبرند و این باعث افزایش رضایت شغلی و کاهش از پا افتادگی آنها می شود. از بین رفتن استرس رفت و آمد یکی دیگر از تغییرات مثبت است. کارگران مجازی می دانند چه موقع نیاز به استراحت دارند ، و این وقفه ها استرس ناشی از کار را کاهش می دهد. کارمندان دفتر در زمان استراحا خود، در مورد عادتهای کاری خود با سوالاتی مواجه  میشوند.
"براورد هزینه یک فضای اداری برای یک کارمند متوسط ​​، سالانه 10،000 دلار تخمین زده می شود."
سرپرستان برای برقراری ارتباط با کارمندان مجازی نسبت به کارمندان اداری مشکل دارند.  ارتباط مجازی معمولاً از طریق ایمیل یا تلفن صورت می گیرد. این امر می تواند موجب سردرگمی شود زیرا در ارتباط مجازی هیچکدام از نشانه های زبان بدن در مکالمات حضوری،قابل انتقال نیست. و فناوری میتواند سقوط کند ، و ناگهان کارمندان مجازی را از تماس با سرپرستان و همکاران خود باز دارد. همچنین این افراد توسعه روابط با مدیران خود و بالعکس را، نسبت به افرادی که روزانه یکدیگر را می بینند، دشوار تر میدانند.

اعتماد از طریق ارتباطات
مسئله اعتماد حاکم بر تصمیم به اجازه کار از راه دور به کارمندان است. مدیران اعتماد به کارمندان مجازی را دشوار می دانند زیرا  آنها را به ندرت می بینند و روند کار آنها مبهم باقی می ماند. کارمندان مجازی نسبت اعمال نطارتی که توسط مدیران نامرئی که نحوه گذر روزهای انها اگاهی ندارند ، اعتماد به نفس ندارند. بسیاری از مدیران به مدیریت کارمندان از راه دور را به طور مؤثر اعتقاد ندارند. آنها فرض می کنند کارگران از راه دور از شرایط مجازی خود استفاده می کنند و کارهای روزانه را به ندرت تحویل می دهند.
 "IBM ضمن تصویب دورکاری 25٪ از  کارمندان خود، در طول 700 میلیون دلار دهزینه های املاک و مستغلات صرفه جویی کرده است."

 

حدس و گمان معمول  یک مدیر شکاک در مورد یک کارمند مجازی ممکن است به این سؤال برسد که " امروز چه موقع از رختخواب خارج شد و کار خود را آغاز کرد؟" یا اینکه "او در بازار و مشغول خرید است"  .
هنگامی که کارمندان مجازی نسبت به مدیران خود ابراز نگرانی می کنند ، ممکن است فکر کنند که رئیس گمان میکند کارشان را به درستی انجام می دهد یا که این سوال برایشان پیش می آید که آیا مدیرشان به کلی آنها را فراموش کرده است یا خیر. ایجاد اعتماد تنها راه حل چنین حدس های مخرب اما شگفت آور است. "دورکاران در واقع نسبت به پلیس و خلبانان جنگنده استرس بیشتری تجربه می کنند."
هنگام مدیریت کارمندان مجازی ، موثرترین دوره صرفاً تصمیم به  اعتماد آنها است. اگر کار خود را به پایان رساندند، از اینکه دیگر چه کاری را انجام میدهند یا نمیدهند ، نگران نباشید.

برای دستیابی به این سطح از اطمینان ، کارمندان مجازی را از بین افرادی استخدام کنید که بدون توجه به محل کارشان، به آنها اعتماد خواهید کرد و کسانی را که به خوبی برای شغل مجازی میشناسید، انتخاب کنید. روی این کارمندان نظارت داشته باشید کنید اما انهارا رصد نکنید. یک برخورد بی ملاحظه فوراً آنها را متقاعد خواهد کرد که به آنها اعتماد ندارید.
 "به طور کلی ، کار مجازی یک  گزینه نیست ، بلکه یک ضرورت برای دستیابی سهم بازار است."
 کارمندان دورکار خود را در پروسه برنامه ریزی برای ایجاد تیم های مجازی درگیر کنید. اطمینان حاصل کنید که آنها دقیقاً انتظارات شما را درک می کنند. نظرات آنها را بخواهید و سپس صریحا شرحً وظایف را مشخص کنید.بهترین مدیران خود را برای نظارت بر کارگران مجازی نمایندگی کنید. از سرپرستان فعالی که رویت خود را حفظ میکنند ، با دقت به افرادشان گوش می دهند و بازخوردهای مفیدی را ارائه میکنند، استفاده کنید. این مدیران باید کارمندان خود را در سطح شخصی حتی از دور نیز درگیر کنند.

استخدام کارمندان دورکار مناسب
برای انجام مشاغل مجازی ، متقاضیانی را که از لحاظ فن آوری به خوبی ارتباط برقرار می کنند و با حداقل ارشاد نقش خود را ایفا میکنند ، استخدام کنید.
هنگام تعریف شغل مجازی برای متقاضیان ، روی اهداف اصلی نسبت به وظایف عملکردی تایید کنید. شغل مجازی خود را در محیط های مجازی و سایت های کاری تبلیغ کنید ؛  LinkedIn یا Craigslist برای کاندیدای موفق و مجرب را بررسی کنید.
" نیروی کار مجازی حتی بیشتر از همکاران خود در دفاتر به  ارتباط نیاز دارد."
 

 هنگام استخدام کارمندان مجازی، به دنبال افرادی با شرایط ذیل باشید:

·        مبتکران

افرادی که شروع می کنند و مسئولیت  خود را به پایان می رسانند.

·        خود انگیخته

کارمندان پرانرژی که موتور وجودی خود را تغذیه میکنند ، زیرا آنها دوست دارند بیاموزند و  مهارت های خود را بهبود بخشند.

·        خود منضبط

کارمندان سازمان یافته که وقت خود را مدیریت کرده و اهداف را برآورده می کنند.

·        خودکفایی

کارمندان مستقل با مهارت های ارتباطی صحیح و ثبات عاطفی که برای انجام کارهای خود نیازی به قدردانی ندارند.

 "فن آوری توانایی کار مجازی را به موفقیت می رساند ، اما همیشه کانالهای ارتباطی درستی را فراهم نمی کند."
 مهارتهای ضروری مکالمه ، تلفن و ایمیل متقاضیان را در نظر بگیرید. با کارمندان آینده به صورت حضوری ملاقات کنید. هنگام انتخاب کارمندان فعلی به به افراد دورکار ، یک دوره کاراموزی 60 تا 90 روزه برگزار کنید. شما و کارمندتان       می توانید از این زمان برای ارزیابی چگونگی عملکرد ترتیبات جدید استفاده کنید .
 

کارمندان خود را درگیر کنید
 کارگران مجازی باید "به طور جدی درگیر شوند". در حالت ایده آل ، آنها افرادی مولد و پرشور هستند که به کار خود افتخار می کنند. آنها به دنبال تکالیف دشوار هستند ،همکاری قابل توجهی میسازند ، با فرجه ها مواجه میشوند ، بندرت  از روزهای تعطیل استفاده میکنند و به نسبا کارمندان اداری مدت زمان بیشتری در کارشان باقی می مانند.        در مقابل ، کارمندان "دمدمی" فقط برای دریافت حقوق کار می کنند. با این حال ، کارکنان "فارغ" حتی بدتر هستند. دیر میرسند و زود میروند ،از کار یا رئیس خود یا هر دو ناراحت هستند. آنها دائماً ناراضی هستند و نگرش بد خود را به سایر همکاران سرایت میدهند.
"همه کارمندان برای دورکاری مناسب نیستند ، بنابراین نباید به همه کارمندان اجازه یا درخواست به کار مجازی داده شود."
 تحقیقات نشان می دهد که امروزه 73٪ از کارمندان احساس تعهد و اشتغال  ندارند. مدیران با انگیزه مایل به پذیرش مسئولیت تقویت تعامل کارمندان هستند ، اما کارگران نیز به همان اندازه مسئول هستند.

یک شرکت باید به کارمندان القا کند تا به مشارکت و تعهد کامل برسند ، کارکنان نیز باید انگیزه شخصی را به ارمغان آورند و تحمل کنند.
 کارکنان خود را تشویق کنید تا در تلاش مشارکت فعال با مدیران خود همکاری کنند. سرپرستان ممکن است با ارائه هر "برنامه کاری مجازی" ، کارمندان از راه دور را درگیر کنند. این کارمندان نیز برای حفظ انگیزه خود می توانند از تصدیق روزانه یا شرح اهداف استفاده کنند. "ممکن است کارمندان مجازی با مدیران مجازی خود رابطه نزدیک نداشته باشند.
 از انها بخواهید از خود بپرسند:
این هفته چه چیزهایی در کارم آموختم؟
 در هفته آینده چه چیزی یاد خواهم گرفت؟
 آیا من از مواردی که باعث تحریک و ناراحتی من می شود رهایی یافته ام
 

مدیران می توانند برای ایجاد انگیزه در کارگران مجازی به این 10 دستور العمل اثبات شده مراجعه کنند :

1)    تصدیق

طبق تحقیقات صورت گرفته ، قدردانی عمومی مطمئن ترین محرک و انگیزه است.

2)    توسعه شغلی

کارمندان مجازی می توانند نگران باشند که دور بودن سد ترقی انها میشود. اهداف کارمندان مجازی خود را بشناسید و به آنها تحقق خواسته هایشان کمک کنید.

3)    توانایی های رهبری مدیر

مدیران عالی برای پرورش تعامل با کارمندان خود ارتباط برقرار می کنند.

4)    استراتژی و مأموریت

کارمندان مجازی خود را در مورد نقش آنها در دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان خود آگاه کنید.

5)     مضمون شغلی

تا جایی که امکان دارد ، هنگام ارائه  وظایف کاری به کارمندان مجازی اجازه دهید با مشاغلی که دوست دارند انجام دهند تطابق پیدا کنند.

6)    ارتباط مدیریت ارشد با کارمندان

مجریان می بایست در زمان ممکن به صورت حضوری با کارکنان مجازی ملاقات کنند.

7)    ارتباط آزاد و مؤثر

ارتباطات صحیح، جامع ، مکرر ، به موقع و اندیشمندانه را توسعه دهید.

8)    رضایت همكاران

فعالیت های مربوط به آموزش ، چه مجازی و چه به صورت حضوری ، به همكاران حس در ارتباط بودن را القا میکند.

9)    در دسترس بودن منابع

یک لیست جامع از منابعی که کارمندان مجازی برای انجام کار خود نیاز دارند ایجاد کرده و اطمینان حاصل کنید که آنها به نیازهای خود، دسترسی دارند.

10)                       فرهنگ سازمانی

وقتی کارمندان در شرکت خود سربلند هستند، احساس اشتغال و درگیری نیز دارند. آنها را نسب به موضع مثبت شرکت در مورد گوناگونی و سایر موضوعات و همچنین تلاشهای مسئولیت اجتماعی آن آگاه نگه دارید.
 

" مدیران گرایش به این تفکر دارند که کارمندانی که دیده نمی شوند ، درگیر فعالیت های فرصت طلبانه ، غیرمولد و خدمت به خود می شوند " .
نسب به کارمندان خانگی خود غافل نشوید. برخی ممکن است برای اینکه اجازه دورکاری ندارند، حسادت کنند. نسبت به نگرانی های آنها حساس باشید و توضیح دهید که چرا به آنها احتیاج دارید. به عنوان مثال ، شغل آنها ممکن است با شرایط مجازی سازگار نباشد ، ممکن است در یک دفتر سنتی مناسب تر باشند یا تیم آنها ممکن است هر روز به آنها احتیاج داشته باشد.

رسانه اجتماعی داخلی
 رسانه های اجتماعی ،  شامل فیس بوک ، توییتر و یوتیوب - ممکن است زمینه ساز نگرانی کارفرمایان در مورد چگونگی استفاده کارمندان دورکار از این رسانه های اینترنتی هستند. مدیران آگاه می فهمند که کار از کار گذشته و کارمندان جوان تر از ارتباطات ، شغلی یا غیر شغلی در رسانه های اجتماعی خود چشم پوشی نخواهند کرد.
 "یک مدیر همیشه باید از کارمندان مجازی خود سؤال کند که چگونه می تواند برای آنها مفید باشد."
 برای پیشگیری از درگیری های احتمالی ، رهنمود هایی صریح و مشخص ایجاد کرده و ارتباطات شخصی در رسانه های اجتماعی را از مواردی که ممکن است مرتبط با شغل است به عنوان اعلامیه سیاست شرکت، جدا کنید.
 این رهنمودها باید مشخص کند که کدام یک از کارمندان می توانند در حین کار از رسانه های اجتماعی استفاده کنند ، چگونه باید خود را به صورت آنلاین شناسایی کنند و چگونه باید زمان خود را اولویت بندی کنند. حفظ نمایه رسانه های اجتماعی شرکت فقط بخشی از کار برخی از کارمندان دورکار است.
 

"کارمندان دورکار بسیار مشتاق بر این هستند که بدانند مدیریت واقعاً به آنها اهمیت می دهد. "
یک راه حل عالی ، پلت فرم رسانه های اجتماعی داخلی مک دونالد است که "خدمه ، مدیران و هیئت رئیسه" را از 119 کشوری که این شرکت در خدمت آنها است به هم متصل می کند. بنابراین مک دونالد ضمن مشغول ساختن کارگران خود ، یک فناوری احتمالاً آنارشیک را به اهداف خود تبدیل می کند.

 جری لینجر فضا نورد ناسا :

 کارگر عالی از راه دور
 بهترین کارمندان مجازی با جدیت از مناطق دور افتاده کار می کنند.                                                  جری لینجر، فضانورد ناسا ، تمام کارهای خود  در فضای خارجی و دورترین مکان قابل تصور را به خوبی انجام داد .    لینجر به عنوان یک فضانورد 50 میلیون مایل پرواز کرد ، تجربه ای که ممکن است برای سایر کارمندان دورکار آموزنده باشد. تنها تعداد معدودی از متخصصان آموزش هایی دریافت می کنند که به اندازه یک فضانورد جامع باشد ، اما همه کارمندان مجازی - مانند جری لینجر - باید به خوبی آموزش دیده ، متخصص و قادر به انجام کار خود بدون دسترسی به راهنمایی مدیران باشند. لینجر به عنوان خدمه در ایستگاه فضایی روسیه Mir خدمت می کرد. یک بار ، رایانه میر شکست خورد و ایستگاه فضایی به طور غیرقابل کنترل سقوط کرد. کارگران مجازی، درصورت عدم ارتباط با دفاتر با مشکلاتی روبرو می شوند ، بنابراین شرکتها باید از کارگران مجازی با فناوری قابل اعتماد پشتیبانی کنند و برنامه های ارتباطی احتمالی را در دست داشته باشند. خدمه میر در طول مأموریت خود با موفقیت همکاری کردند ،حتی وقتی همکاران فضانورد لینجر هیچ انگلیسی بلد نبودند.
 به همین ترتیب ، کارگران مجازی ، همتایان و مدیرانشان باید بر مسائل ارتباطی مسلط بوده و برای رسیدن به اهداف مشترک متحد شوند. کارگران دورکار شما به تلاش های آموزشی و توسعه شما بستگی دارد. آنها همچنین به بهترین تکنیک های شرکت شما وابسته هستند ، از جمله :

·       برگزاری جلسات منظم

جلسات را از طریق ارتباطات تلفنی یا ویدیویی با کارگران مجازی خود انجام دهید.

·       نظارت بر کارگران خود

به طور مرتب در مورد بهره وری، ارتباط برقرار کنید. شما می توانید از سیستم های ردیابی مجازی استفاده کنید ، مانند اینکه بخش فناوری اطلاعات شما از رایانه کارگران دورکار استفاده کند ، اما از پیامدهای قانونی و الزامات افشای مرتبط با چنین فعالیتهایی آگاه باشید.

·       انعطاف پدیری

کارمندان مجازی را تشویق کنید بر اساس تحقق اهداف عملکرد خود طبق برنامه ای که ترجیح می دهند کار کنند.