خلاصه کتاب یک راهنمای بدون استرس عملی، برای ایجاد فهرست کارهای روزانه

نکات مهم

·        بسیاری از مردم نمی­دانند چگونه بطور صحیح از فهرست کارهای روزانه استفاده کنند.

·        در نتیجه فهرست مدیریت وظایف می­تواند بازدهی آن­ها را نابود کند، مشکلی که "پارادوکس بهره وری" نامیده می­شود.

·        بیشتر مردم دارای این فهرست، 41% از وظایف خود را نمی­توانند انجام دهند.

·        این لیست باید روند کاری شما را پشتیبانی کرده و همگام با آن باشد.

·        وظایفتان را اولویت بندی کرده، در فهرست قرار داده و برایشان مهلت تعیین کنید.

·        وظایفتان را بر اساس پروژه، نوع و مکان طبقه بندی کنید.

·        برای وظایف خود حدود زمانی تعیین کرده تا فعالیت­های روزانه خود را به اهداف کلی اختصاص دهید.

·        ایجاد وظیفه­های زیاد شما را از کار می­اندازد. فهرستی کوتاه، فقط شامل هفت کار در هر روز تعیین کنید.

·        هرگونه منفی گرایی انرژی روانی مورد نیاز برای انجام وظایف را خالی می­کند.

·        به جای آن، پروژه­های خود را به اجزای قابل مدیریت تقسیم کرده و برای هر پروژه یک فهرست جداگانه ایجاد کنید.

چکیده مطالب

نیاز به پیگیری

     فهرست کارهای روزانه­ای که بخوبی تنظیم و استفاده شده­اند، یک سیستم مدیریت وظیفهِ، پایه­ای و موثر می­باشد. گرچه بسیاری از مردم از استراتژی­های مدیریت وظیفه غیر موثر استفاده کرده که کمکی به انجام کارهای روزانه نمی­کنند. بر خلاف تصور، بسیاری از این فهرست­ها بازدهی را نابود می­کنند، پدیده­ای که "پارادوکس بهره وری" نامیده می­شود. سیستم­های نامطلوب زمان شما را تلف کرده، به خستگی شما افزوده و ایجاد استرس می­کنند. از زمانی که به شما برای تکمیل وظایفتان کمکی نمی­کنند، وظایف روی هم انباشته شده و دیگر قابل انجام نخواهند بود.

سیستم­های ارزشمند

     بسیاری از سیستم­های موثر فهرست کارهای روزانه موجود می­باشند. آن­ها بدون نقص نیستند ولی کار را انجام می­دهند. یک فهرست خوب می­تواند هشت مزیت داشته باشد:

1.    به شما "کنترل بر کار روزانه" را می­دهد- این فهرست به شما توصیه می­کند کدام کارها را اکنون و کدام را بعدا انجام دهید.

2.    به شما امکان می­دهد "موعود مقرر" خود را متوجه شوید- کارهای شما را اولویت­بندی کرده تا شما بر روی کارهای مهم­تر، تمرکز بیشتری داشته باشید.

3.    "کارهای درست را در زمان درست انجام دهید"- یک فهرست خوب سردرگمی شما را کاهش داده تا در کار خود پیشرفت کنید.

4.    "در زمان کم­تر فعالیت بیشتر بکنید"- تمرکز بر روی "فعالیت­های با ارزش­تر" شما را سریع­تر به سمت هدف می­برد.

5.    نمی­گذارد "دنبال کارهای بی­اهمیت" باشید- مشکلات بوجود می­آیند، زیرا شما انرژی خود را صرف وظایف اشتباه کرده و از وظایف مهم غافل­اید.

6.    به شما کمک می­کند "استرس را کم کنید"- استرس زمانی رخ می­دهد که شما به موعود مقرر توجهی نداشته، در نتیجه کارهای مهم بر روی هم انباشته می­شوند.

7.    به شما یاد می­دهد "تمرکز خود را افزایش دهید"- فهرست­های موثر به شما کمک می­کنند از فعالیت­های بی­اهمیت و بی­فایده پرهیز کنید.

8.   شما را قادر می­سازد "فرسودگی و حس گناه... را از بین ببرید"- فهرست شما کمک می­کند بیشتر موفق شوید. زمانی که موفق شوید، حس گناه و فرسودگی کم رنگ می­شوند.

فهرست­های کارهای روزانه­ای که خوب پیش نمی­روند

     بر اساس نرم­افزار افزایش بازدهی I Done This، مردم 41% از کارهای فهرست خود را انجام نمی­دهند. بر طبق گزارش شبکه اجتماعی LinkedIn، 90% از افراد حرفه­ای می­گویند نمی­توانند کارهای فهرست خود را بموقع انجام دهند. این آمار بیانگر بی­اثر بودن بسیاری از این فهرست­ها می­باشد. اما برای وظایف ناتمام شما چه اتفاقی می­افتد؟ آن­ها را به روز دیگر موکول کرده، برای یک زمان یا تصمیم گیری دیگر به تعویق انداخته تا سرانجام همگی را فراموش کنید؟ اگر بیشتر وظایف خود را انجام ندهید، فهرست کارهای روزانه بی­فایده­است. بیساری از مردم فهرستی با بسیاری از وظایف درست می­کنند. این­ها و مشکلات دیگر را کنار هم بگذارید تا کارتان به پارادوکس بهره وری برسد: فهرست کارهای روزانه می­تواند مردم را کم بازده­تر کند، نه پر بازده. مردم به این هشت دلیل اصلی، کارهای روزانه خود را طبق برنامه نمی­توانند انجام دهند:

1.    "شما هدف فهرست کارهای روزانه را اشتباه گرفته­اید"- بیشتر مردم فکر می­کنند هدف این فهرست این است که "آن کار را به انجام برسان". آن­ها در اشتباه­اند. هدف از فهرست­های خوب این است که وظایفتان را سیستماتیک و اولویت بندی کنند. زمانی که این کار به درستی انجام شد، فهرست به شما کمک می­کند بر روی مهم­ترین کارها تمرکز کرده، تا زمان را برای کارهای جزئی تلف نکنید.

2.    "شما از تعیین کردن موعد مقرر پرهیز می­کنید"- فهرست کارهای روزانه بدون موعد مقرر بی­فایده است. نداشتن موعد مقرر یعنی اقدام به کار نکردن.

3.    "فهرست­های شما بسیار بلند هستند"- فهرست­های بلند گیج کننده و دلسرد کننده می­باشند. آن­ها می­توانند شما را فلج کرده، از به تعویق انداختن وظایف جلوگیری نکرده و واقع گرایانه نیستند. شما فقط به اندازه انجام کارها زمان دارید. پر کردن فهرست با تعداد زیادی کار، اقدامی بی­فایده است.

4.    "فهرست شما دارای موارد خیلی متفاوت از هم می­باشد"- آیا فهرست شما حاوی هر آنچه در ذهنتان می­گذرد می­باشد؟ آیا در فهرست خود هر وظیفه­ای که فکر می­کنید دو دقیقه طول می­کشد را در کنار وظیفه­ای که دو ماه زمان می­برد قرار می­دهید؟ با چنین ناهماهنگی، شما یا هیچ کاری را انجام نمی­دهید یا درحالی که کارهای دشوار را نادیده گرفته، کارهای ساده را به اتمام می­رسانید. همچنین فهرست­های بسیار بلند، منجر به استرس می­شوند.

5.    "برای خودتان حق انتخاب­های زیادی قائل می­شوید"- این کار می­تواند منجر به یک وضعیت ناکارآمدی به نام "خستگی تصمیم" گردد. از این همه انتخاب در فهرست خود خسته شده و احتمالا ساده­ترین ها را انتخاب می­کنید.

6.    "شما از افزودن محتوا به هر وظیفه پرهیز می­کنید"- هر مورد باید دارای محتوایی سازنده، شامل اولویت­های هر وظیفه، مدت زمان مورد نیاز، ارتباط هر کار با اهداف کلی و ... باشد.

7.    "وظایف شما بصورت خیلی گسترده تعریف شده­اند"- بعضی از وظایف هیچ تاریخ شروع و پایانی ندارند. زیرا خیلی گسترده هستند. لذا دانستن زمان اتمام آن­ها دشوار می­باشد.

8.    "وظایف شما به اهدافی مشخص متصل نیستند"- مردم اهداف را مشخص می­کنند تا به مقصود مورد نظرشان برسند، برای مثال به خودرو سوخت می­دهند تا حرکت کند یا مالیات را بموقع پرداخت می­کنند تا جریمه نشوند. برای این­که فهرست شما کار کند، هر وظیفه را به هدفی مشخص انتصاب کنید.

منفی­گرایی سمی

     شاید شما واقعا فهرست­های خوبی بسازید، فقط دارای چند کار، همگی با موعد مقرر، همگی همراه با محتوا، نه خیلی متفاوت از هم و همگی مرتبط به اهداف. اما اگر این فهرست را وارد بخش منفی ذهن خود کنید، هنوز نمی­توانید بازدهی داشته باشید. بررسی کنید چرا این حس را دارید. نارضایتی شما و این فهرست، با یکدیگر ارتباط دارند: زمانی که ناراحت هستید، ممکن است توان ذهنی یا انرژی برای سخت کار کردن بر روی فهرست خود، حتی فهرستی بسیار خوب تنظیم شده را نداشته باشید. سعی  کنید احساسات خود را درک کنید. زمانی که درک کردید، می­توانید از فهرست خود برای افزایش بازدهی خود استفاده کنید.

"10 عدد از محبوب­ترین سیستم­های فهرست کارهای روزانه"

     هر کدام از این 10 سیستم که امروزه در حال استفاده هستند، ویژگی­های متفاوتی دارند، لذا می­توانید با توجه به نیاز خود بهترین را انتخاب کنید:

1.    "فهرست وسیع و جامع"- طبق این سیستم، تمام وظایف را بر روی یک فهرست بزرگ قرار دهید. با وجود اینکه کار خوبی می­باشد که همه چیز را از ذهن خود بر روی فهرست بیاورید، اما این یک روش عملی نیست. داشتن تمام وظایف بر روی یک فهرست طولانی شما را گیج می­کند.

2.    "وظیفه+ تاریخ شروع+ تاریخ موعود"- برای هر وظیفه تاریخ شروع و موعود مقرر را تعیین کنید.

3.    "فهرست دوگانه: فهرست وظیفه اصلی+ فهرست وظیفه روزانه"- این فهرست شامل یک فهرست وسیع و جامع، بعلاوه یک فهرست وظایف مشخص برای هر روز است.

4.    "استراتژی 2+3"- 3 وظیفه بزرگ و 2 وظیفه کوچک روزانه را منظور کنید. وظایف بزرگ باید یک یا دو ساعت و وظایف کوچک باید 30 دقیقه یا کمتر طول بکشند.

5.    "قانون 5-3-1"- هر روز، بر روی وظیفه اصلی، 3 وظیفه متوسط و 5 وظیفه کوچک تمرکز کنید.

6.    "سیستم مبتنی بر پروژه"- برای هر پروژه تنها یک فهرست جداگانه درست کنید.

7.    "انجام به روش 3-MIT"- عبارت MIT معادل "مهم­ترین وظیفه" می­باشد. هر روز سه وظیفه با اولویت بالاتر را برای انجام دادن انتخاب کنید.

8.    "روش کانبان"- بر روی تخته سه ستون رسم کنید: برای انجام، در حال انجام و انجام شده. هر وظیفه را جداگانه بر روی یک برگه یادداشت چسبنده بنویسید. هنگامی که بر روی هر وظیفه کار می­کنید، یادداشت صحیح را به ستون بعدی منتقل کنید. این سیستم به شما حسی عالی داده که با احساسات منفی مقابله می­کند.

9.    "سیستم ماتریکسی"- یک نمودار چهار بخشی با برچسب­های "مهم: فوری"، "مهم: غیر فوری"، "غیر مهم: فوری" و "غیر مهم: غیر فوری" رسم کنید. وظایف خود را متناسب به برچسب­ها در بخش صحیح قرار داده و طبق آن (برچسب) انجامشان دهید.

10.                       "کارها را به انجام برسانید (GTD)"- این سیستم محبوب و تحسین شده برای هر وظیفه اصلی جامع، با تمام وظایف قابل اجرای مجزا و محتوای جداگانه و فهرستی پالایش شده قابل استفاده است. با GTD تمام فهرست­ها را بطور هفتگی مرور می­کنید. GTD همچنین دارای فهرست "اقدام بعدی" و "یک روز/ شاید" می­باشد.

"چگونه فهرستی بدون نقص تهیه کنیم"

     این 10 گام را برداشته تا فهرستی بسیار کارآمد، مبتنی بر ملاحظات نظری و المان­هایی برگرفته از برخی سیستم­های محبوب، درست کنید:

1.    "وظایف در حال انجام را از دیگر وظایف جدا کنید"- هر روز بر روی وظایف فوری کار کنید. هرشب، وظایف آینده را به وظایف در حال انجام برای روز بعد، منتقل کنید.

2.    "وظایف را بر اساس نتایج مد نظر خود تعریف کنید"- در فهرست خود هر وظیفه را به هدفی مشخص نسبت دهید.

3.    "پروژه­ها را به وظایف کوچک­تر تقسیم کنید"- تنها راه برای انجام کارهای بزرگ این است که آن­ها را کم­کم انجام دهید. پروژه­ها را به اجزای کوچک­تر تقسیم کنید. هر بخش را به نوبت و ترتیب انجام دهید.

4.    "برای هر وظیفه موعد مقرر تعیین کنید"- اولویت بندی کرده و مسئولیت­پذیر باشید.

5.    "تعداد وظایف در حال انجام را به 7 عدد محدود کنید"- هر کسی از عهده این تعداد کار بر می­آید. هر وظیفه باید حداقل 15 دقیقه طول بکشد. وظایف کوچک، مانند یک تماس تلفنی را شامل این برنامه نکنید. آن وظایف را فقط ننویسید. آنان را انجام دهید.

6.    "وظایف را بر اساس پروژه، نوع و مکان طبقه بندی کنید"- برای هر گروه مهم، فهرستی مجزا بنویسید.

7.    "وظایف بی­اهمیت را از فهرست خود کم کنید"- آرزوها (مانند تغییر دکور آشپزخانه)، وظایف نامشخص (مانند تماس با جان)، وظایف کم اهمیت (مانند کارهای اتفاقی) و تصمیم­گیری­های قطعی (مانند قول دادن به خود برای یادگیری اسپانیایی) را از فهرست خود حذف کنید.

8.    "مدت زمان مورد نیاز برای تکمیل هر وظیفه را تخمین بزنید"- همانگونه که یاد می­گیرید دقیق­تر تخمین بزنید، خواهید توانست هر روز را موثرتر مدیریت کنید.

9.    "هر وظیفه را با یک اقدام دیگر انجام دهید"- هر وظیفه را در یک گزینه کاری قرار دهید. مانند شروع کردن به کار با شستن لباس­ها.

10.                       "مشخص کنید کدام وظایف نیازمند کمک دیگران هستند"- این محتوا (ویژگی) را برای هر کاری که نیازمند همکاری دیگران است، شامل شوید.

چند راهنمایی برای این­که مهم­ترین کارهای خود را انجام دهید

     برای داشتن سیستمی دقیق و موثر که شما را ناامید نمی­کند، این چهار استراتژی را دنبال کنید:

1.    "یک فهرست کوچک وظایف دسته­بندی شده داشته باشید"- فهرستی از تمام کارهای سریع و ساده خود فراهم کنید. هر وظیفه باید 10 دقیقه یا کم­تر طول بکشد. وظایف کوچک شامل ایمیل­های مشتری­ها نیز می­شوند.

2.    "ارزیابی هفتگی داشته باشید"- بطور متناوب فهرست خود را ارزیابی کنید تا ببینید در حال دستیابی به اهداف خود هستید یا نه. فهرست خود را هفتگی بررسی کرده و ماهیانه اهداف کلی را ارزیابی کنید.

3.    "از گیر کردن در انجام کارها فقط با یک سری از روش­ها، بپرهیزید"- فعالیت­های فهرست شما کمک می­کنند به اهدافتان برسید. به روش­های اجرایی فهرست خود تعصب نداشته باشید. در عوض، بر روی پربازده­تر بودن و انجام وظایف روزانه متمرکز شوید.

4.    "سیستمی را ساخته و دنبال کنید که برای شما کار ­کند"- سیستمی که برای دیگران خوب کار می­کند شاید برای شما خوب نباشد. اجزای سیستم­های مختلف را که برای ساختن سیستم شخصی مناسب لازم می­باشد را با هم ترکیب یا اصلاح کنید.

سه نکته قابل توجه دیگر

     گرچه فهرست کارهای روزانه، یک سیستم مدیریت بازدهی نسبتا ساده می­باشد، در نظر داشته باشید کدام موارد به شما کمک، یا جلوی کارتان را خواهند گرفت و اینکه چگونه ویژگی­های سیستم مورد نظر خود را طراحی کنید. این موارد را در نظر بگیرید:

1.    "کاغذ و قلم یا دیجیتال؟"- کاغذ و قلم به زیبایی برای مردم صدها سال کار کرده­اند و برخی متخصصین بر این باورند که فهرست­های فیزیکی دارای برتری نسبت به دیجیتالی، بنا به اصل چگونگی یادآوری اطلاعات توسط مغز، هستند. همیشه دفترچه­ای کوچک همراه خود داشته باشید تا بتوانید هر جا و هر زمان که می­خواهید یادداشت بردارید. گرچه، شما می­توانید از مزایای ایجاد و استفاده از فهرست­های دیجیتالی بهره ببرید. نرم­افزارهایی از قبیل Todoist می­توانند به بازدهی شما کمک کنند.

2.    "فهرست خود را با تقویم همگام سازی کنید"- برنامه زمانی و فهرست شما می­توانند بطور موثر با یکدیگر ادغام شوند. برای بازدهی بیشتر، با هر دو آن­ها کار کنید.

3.    "آیا باید از فهرست کارهای روزانه استفاده کنید؟"- فهرستی از گزینه­های تکمیل شده می­تواند به شما برای فعال بودن انگیزه دهد، اما اگر تبدیل به فهرستی دیگر برای نگرانی شود، می­تواند به بازدهی شما آسیب برساند. امتحان کنید: اگر بازدهی شما را افزایش می­دهد، نگهش دارید، اگر افزایش نمی­دهد، از شرش خلاص شوید.

اهمیت سازگاری

     اکنون می­دانید فهرست کارهای روزانه را چگونه ساخته و استفاده کنید تا بازدهی شما را افزایش دهد. گرچه، حتی بهترین سیستم بی­ارزش خواهد بود اگر از آن بطور مستمر برای انجام وظایف خود استفاده نکنید. برای حفظ سیستم ، مدام اهداف بازدهی خود را بروزرسانی کرده و در برابر گیر کردن زیر توده وظایف خود، مقاومت کنید. اگر برنامه­ای شلوغ دارید، ممکن است از کار کردن بر روی فهرست خود خسته شده یا دست نگهدارید. با گذشت روزهای بیشتر، بازگشت به انجام کارها دشوارتر می­شود. هر کسی روز به روز خسته­تر می­شود. اگر این اتفاق افتاد، فعالیت­های مدیریت وظیفه خود را بلافاصله از سر بگیرید. بازدهی روزانه شما به آن بستگی دارد.